Följande är formulerat efter de anvisningar som Integritetsskyddsmyndigheten publicerat när det gäller föreningars hantering av personuppgifter.
Fyra grundprinciper ska ligga till grund för uppgiftsinsamlande:
- Ändamålsbegränsning: Samla bara in uppgifter för specifika ändamål och behandla inte uppgifterna senare för ett annat ändamål.
- Uppgiftsminimering: Samla bara in de uppgifter som är relevanta för ändamålet
- Korrekthet: Se till att ha korrekta uppgifter och uppdatera dem vid behov.
- Lagringsminimering: Spara inte uppgifterna under en längre tid än nödvändigt.
Syfte med medlemsregistret
ICOMOS Sverige behandlar personuppgifterna i syfte att ha ett register över vilka som är medlemmar. Det innehåller namn och adress samt mailadress till medlemmen. Där finns även uppgift om att medlemmen betalat sin årsavgift. Uppgifterna behålles så länge medlemmen betalar sin årsavgift som medlem plus 3 år. Personuppgifterna ska inte lämnas vidare till tredje man. Ansvarigt för registret är ICOMOS Sveriges styrelse, info[at]icomos.se
Föreningen ska informera medlemmarna om följande:
- ICOMOS styrelse är personuppgiftsansvarig och kan kontaktas via mail info[at]icomos.se
- ICOMOS Sverige samlar in namn, adress och mailadress
- ICOMOS Sverige samlar in dessa uppgifter för att veta vilka som är medlemmar och kunna göra utskick av information av olika slag till medlemmarna.
Medlemmarna har rätt att få information om vilka personuppgifter som behandlas, varifrån dessa personuppgifter kommer, för vilket syfte personuppgifterna behandlas, vilka mottagare personuppgifterna eventuellt lämnas till och hur länge personuppgifterna sparas. Medlemmarna har rätt att få tillgång till sina egna personuppgifter, få felaktiga uppgifter rättade, få sina uppgifter raderade om de inte längre är nödvändiga samt lämna in klagomål till IMY. Medlem ska informeras om att registret finns i samband med att den antas som medlem. Medlem samtycker till att finnas i registret genom att betala årsavgiften.